合同起草应注意什么问题

起 草合同是普通人的一项重要法律实践。起草合同时要把握两条原则:小心谨慎和深思熟虑。在此介绍起草合同中应注意的问题和方法,以便通过无可挑剔的合同,免 受诉讼的困扰。 这些方法适用于各种合同,比如,租赁合同、不动产合同、买卖合同、劳动合同等等。在诉讼中所起草的和解条款与协议也可以参考这些方法。

一、动笔之前的准备工作

1、列出合同交易的要点,即合同的清单、目录或概述,以便弄清合同有哪些重点。

2、思考可能发生的情况。好的合同不仅能够预见到许多可能发生的情况,而且还能清楚地描述出发生这些情况后合同双方的立场和解决办法。通过经常向有关专业部门了解这些情况有助于发现一些可能没有考虑到的问题。

3、查找类似的合同,找到此前保留的过去的交易记录或者是类似合同。

4、在书本、光盘或因特网上搜索类似的典型合同范本。使用这些合同范本可以节省时间和避免打印错误。起草合同时,可以把这些范本当做原始资料,利用其中某些典型的条款和措词。

5、如果没有特别申明,不要在“意向书”上签字。有时候,在合同没有准备好之前,合同相对方为了表示诚意,往往急于签署某些东西。在这种情况下,如果对 方急于签署的是有特别申明的意向书,这也是可以的,但一定要注明:本意向书并非合同,只是双方为了更好地沟通协商,而拟定的对未来条款的概述。

二、起草合同中的具体操作问题

6、从简单、典型的合同入手。首先为合同建立一个基本框架。像房子一样,一个合同必须有一个牢固的根基。

7、在合同的第一段写清楚双方的名称。这是个简单而又必须引起重视的问题。如果是个人,要写清姓和名及其他身份信息等;如果是法人,为避免弄错,写名称时可以到公司注册地的工商管理部门核对一下或查看营业执照。

8、确定合同双方的别称或简称。为便于阅读,一般要在合同的第一段为双方弄一个别称或简称,如:将某公司简称为“甲方”。

9、要小心使用法定术语作为双方当事人的别称或简称。除非一方当事人在法定上就是承包人,否则不要将“承包人”作为其别称。同样,除非想让一方当事人成 为法律意义上的代理人,否则不要称其为“代理人”,如果坚持要用,最好明确一下代理范围并找到其他可以避免将来争议的方案。

10、在合同的第一段要为书写“签约时间”留下空格。

11、引述语的书写。引述语是指那些放在合同主要内容前面的“鉴于”条款。书写这类条款的目的是为了让读者(通常指合同双方,法官,仲裁员 等)很快地了解到合同的主要内容是什么,合同双方是谁,以及他们为什么签订合同,等等。合同主要内容的第一段也可以加上引述语并表明是真实准确的。这样, 合同双方将来就不会争执:引述语作为合同的一部分是否具有法律效力、合同双方是否自愿签署、双方意思表示是否真实等问题。

12、按逻辑顺序列出合同段落的标题词。合同的段落是按一定的逻辑顺序组织起来。参照《合同法》第12条对合同内容的规定,这些标题词要力求总结出每个段落或相关段落的内容。比如:撰写租赁合同时列出下面这些标题词: 引述语 、当事人的名称或姓名和住所、标的、价款、履行期限、地点和方式、 违约责任、解决争议的方法等。

13、在撰写每一段落时要内容集中,不要东拉西扯,一段一段地分别说明合同双方同意做什么,不同意做什么。

14、随时记下一些需要添加条款、措词和问题。另外,将对方列出的要点和一些类似的合同范本也放在跟前,以便在起草过程中随时查对。

15、除非是为了更清晰地说明问题,一般不要在合同中重复陈述某个内容。将一个问题来回地说很容易让人模棱两可。如果将一个概念重复地解释,理解起来就 更有困难。如果通过一个例子来阐明一个难以理解的概念或规则时,一定要考虑到其所有的含义、这个例子的准确性以及它和概念的相符性。

三、起草合同应注意的事项

16、标题上注明“合同”两字。不要写“备忘录”、“建议书”等其他名称。

17、尽量写短句子。短句子比长句子让人更容易理解。

18、尽量用主动语态而不用被动语态。相对来说,主动语态的句子更简短,措词更精练,表达更明白。对比下列例子:主动语态的句子“卖方将把此物卖给买方”;被动语态的句子“此物将被卖方卖给买方”。
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19、在整个合同中,对合同一方只能用一个别称(或简称)。

20、写数目时要汉字和阿拉伯数字并用,如:拾(10),这可以减少一些不经意的错误。

21、如果用“包括”这个词,就要考虑在其后加上“但不限于.....”的分句。除非能够列出所有被包括的项,否则最好用“但不限于....”的分句,来说明只是举个例子。

22、不要过于依赖于语法规则。有权解释合同的法官或仲裁员所学的语法规则可能和起草合同的人员所学的不一样。但不管是什么规则,起草合同都要遵循一个 基本原则:简洁、明确。检测合同草案是否达到这个要求,可以去掉所有的句号和逗号,然后去读它。在没有标点符号的情况下,选择正确的词语放在正确的位置 上,以使合同更简明,更流畅。

23、不要用自己创造的词语。合同文本不是创造性的作品,不能因为意思的细微差别而引起争论。合同文书应该清晰、直接而准确。因此,要使用普通的词语,表达普通的意思,为普通人所能读懂。

24、前后用词要一致。在一份销售合同中,如果想用“货物”来指整个合同的标的物,就不要时而称它们为“货物”,时而又改称它们为“产品”。保持用词一致性比避免重复更加重要。不要担心合同相对方感到枯燥,而应该提防对方会因为含糊不清的合同而钻空子。

25、在文法和标点符号上保持一致。要特别注意句末的引号、时间和地点之后的逗号以及文风的统一性。

26、在合同中明确争议解决的方法、适用的法律等条款。

四、为法官或仲裁员考虑的问题

27、尽量假设合同的读者是一个受过教育的外行,如果起草的合同简明得连一个外行都能理解,那么即使到了法庭上,也不用害怕。

28、强调一个合同术语可以加上双引号,以表明它有一个特别的意思。如: 本合同中使用的“货物”是指买方已经同意向卖方购买的货物;本合同中买方同意向卖方购买的拾(10)只电话机,即下文中的“货物”等。

29、第一次使用某个术语时就要下定义。定义合同术语不是在合同的开头,也不是在合同的结尾,而是在这个术语第一次出现的时候,这样有利于更好地理解合同。

30、勤于解释合同中的术语和概念。合同双方的当事人可能会理解合同中某些专用术语,但法官或仲裁员却可能一无所知。所以撰写合同时要让合同自己为自己进行释义。

五、完成初稿后应注意的问题

31、核实合同的起草情况、段落序号以及上下文的注解。可以用文字编辑软件中的拼写和语法检查功能来做这项工作。

32、让同事阅读草拟的合同。“当局者迷,旁观者清”,他人往往能发现起草者没有察觉到的矛盾和混淆之处。

六、打印和签署定稿合同应注意的问题

33、用不退色的油墨和纸张打印合同。

34、打印整个合同要用同样的纸张,如果打印过程中纸张发生了改变,一定要用同样的纸再打印一次。这样做,对方就不会说合同在签署后被偷换了。

35、让双方在每页合同上签字,这样做可以避免合同签署后被更改。

36、在合同签名栏的下方留下一些空白行,以便合同双方和见证人填写他们的名字和地址。

37、签名者如果是公司管理人员,一定要写上他们的职务和其所在公司的名称。不这样做有可能导致个人承担责任。

38、签字和盖章要同时具备。企业之间签合同,往往由各自的代理人(经办人)完成,在这种情况下,应当有经办人的签字和单位的印章,这样可以避免一些不 必要的纠纷。如有的单位以合同未加盖本单位公章为由,否认经办人签名的效力;有的则以单位印章丢失、被盗等理由依靠地方保护主义通过立刑事案件来摆脱责 任。为了不给这些人以可乘之机,订立合同时应当经办人签名和单位印章同时具备。

深圳合同法律师

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